أدوات الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع وتحسين الكفاءة

نجح الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع وتحسين كفاءة عملها وتسريع وتيرة إنجازها وتنظيم مواردها، ولكن أين يكمن السر! ببساطة، يرتبط الأمر بإمكانيات الذكاء الاصطناعي ومهاراته الفائقة وتطوره المتسارع وتشعبه إلى تقنيات لا تعد ولا تحصى. هكذا ظهرت فوائده في مجال إدارة المشاريع بدءاً من تنفيذ المهام واختصار الوقت ومروراً بتسجيل الاجتماعات وتقليل مشكلات العمل ووصولاً إلى تنمية روح الفريق لدى الموظفين أينما كانوا. بناء على ذلك، تقدّم هذه المقالة كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في مشروعي والأدوات الذكية الموصى باستعمالها حسب تجربتي الشخصية.

كيف تسهم أدوات الذكاء الاصطناعي في تحسين إدارة المشاريع؟

يظهر تأثير الذكاء الاصطناعي على مجال إدارة المشاريع من جوانب عديدة. وفي ظل العصر الرقمي السائد، تتجه الأنظار إلى استعمال الأدوات الذكية بكثرة ضمن المشاريع مهما كان حجمها ونوعها وهدفها، وتتجلى الإسهامات في: []

إدارة المخاطر

يعدّ التنبؤ بالمخاطر من أهم فوائد استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع الاقتصادية والخدمية، حيث تؤدي المخاطر في بعض الأحيان إلى التأخير أو الفشل. تنجح الأدوات الذكية في مجال إدارة المخاطر من خلال:

• اكتشاف حالات الاحتيال بكل أنواعها.
• توقع المخاطر المحتملة ومعالجتها بشكل استباقي.
• الصيانة التنبؤية التي تقلل من حدوث الأعطال.
• تحسين مراقبة الوصول إلى البيانات وتحليل التهديدات.

إدارة المهام والوقت

تساعد الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي على تنفيذ المهام خلال وقت أقل عبر مجموعة من الإجراءات الفعالة، ويمكن اختصارها في:

• متابعة أداء الموظفين لتحسين الجداول الزمنية.
• أتمتة المهام الروتينية والمتكررة في مختلف الأقسام.
• مساعدة فريق الإدارة على اكتشاف المشكلات وحلها.

 تعزيز التعاون

ينتشر استخدام برامج الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع لتعزيز روح التعاون بين الموظفين مهما كانت المسافة الفاصلة بينهم. وفي الواقع، تتنوع فوائد الأدوات بدءاً من تسجيل الاجتماعات وتلخيص محتواها بشكل تلقائي كما هو الحال في أداة Fireflies AI، وحتى تسهيل العثور على البيانات والمعلومات اللازمة للعمل.

تحليل البيانات

وفّرت الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي قدرة هائلة على تحليل البيانات بدقة عالية وبسرعة كبيرة، بالإضافة النمذجة التنبؤية وتحويل البيانات إلى رؤى مفيدة في تطوير المشروع بالمستقبل، وهذا ما ينعكس إيجابياً على المشروع بالكامل من حيث المرونة والاستجابة والشفافية.

أدوات الذكاء الاصطناعي الرائدة لإدارة الوقت والموارد في المشاريع

أدرك روّاد التكنولوجيا أهمية الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع على الصعيد المحلي والعالمي. ومن هذا المنطلق، جاءت الأدوات الذكية بأهداف متنوعة علماً أن بعضها مجاني والآخر مدفوع. فيما يلي قائمة بأهم 5 أدوات ذكية موصى بها لأصحاب المشاريع: 

Ayanza

تعتبر Ayanza إحدى الأدوات البرمجية والمدعومة بالذكاء الاصطناعي، حيث ترافق المشاريع من البداية حتى النهاية، كما تتماشى وتيرة عملها مع هدف كل مشروع على حدة، إذ تساعد على: [1]

• تعزيز إنتاجية الفريق.
• تحسين كفاءة العمل.
• تبسيط تنفيذ المهام.
• تسريع التواصل بين العاملين.

Zapier

يشتهر زابير Zapier بكونه من أهم برامج إدارة المشروعات على الساحة العالمية، وتعود هذه الشهرة الواسعة إلى أسباب عديدة، ومن أهمها حسب آراء المستخدمين: [2]

• توفير الوقت والجهد بشكل كبير.
• التخفيف من تنفيذ المهام المتكررة.
• لا يحتاج إلى امتلاك خبرة تقنية عميقة.
• التكامل مع حوالي 2000 تطبيق متنوع الأهداف.

Trello

تريللو Trello إحدى أدوات الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع والمهام اليومية، وتأتي مدعومة بتقنيات ذكية لنقل البطاقات تلقائياً وتحديد المهام لكل موظف وإرسال الإشعارات بناءً على أوامر مسبقة، كما تمتاز بخصائص عديدة، مثل: [2] [3] 

• توفير ساعات من العمل اليدوي.
• سيطرة البساطة على إدارة المشروع.
• واجهة سلسة وسهلة الاستخدام للمبتدئين.
• يتوفر كتطبيق للهواتف المحمولة وموقع إلكتروني.

Notion

نوشن Notion أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي لإنشاء ملف شخصي خاص بكل مشروع مع إمكانية العمل عليه بشكل جماعي، وهي عبارة عن مساحة عمل شاملة متاحة بإصدار موقع الويب وتطبيق للهاتف المحمول. تساعد على أتمتة المهام، وإنشاء الجداول، بالإضافة إلى تدوين الملاحظات وإدخال البيانات [2] [3].

 Fireflies AI

إن Fireflies AI هي أداة ذكية مدعومة بتقنية معالجة اللغة الطبيعية NLP لتسجيل اجتماعات العمل وتلخيص أفكارها على شكل مقاطع صوتية ومستندات، وهكذا لن يضطر الموظف إلى هدر الوقت بتدوين الملاحظات في أثناء الاجتماع. تتكامل الأداة مع منصات الاجتماعات المشهورة Google Meet, Zoom وغيرها [4] [5].

وفي الختام، يبقى استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع أحد أسرار النجاح وخطوة ضرورية في الوقت ذاته، وأكبر دليل على ذلك التقرير الصادر عن Gartner الذي أشار إلى أن 80% من مهام إدارة المشاريع الحالية سوف ينفذها الذكاء الاصطناعي بحلول عام 2030 [6]، لذلك سواء كنت صاحب مشروع صغير أو ضخم، فإن الاستعانة بالأدوات الذكية هو الحل الأفضل لإدارة صحيحة وسهلة وخالية من المشاكل.